Obligaciones relacionadas con las declaraciones previas de desplazamiento de trabajadores: conservación de la documentación y comunicación de modificaciones

El desplazamiento transnacional de trabajadores a Italia representa una oportunidad significativa para muchas empresas europeas, pero al mismo tiempo requiere un conocimiento exhaustivo del marco normativo italiano y el cumplimiento de obligaciones administrativas específicas. Las autoridades italianas, mediante la aplicación de la normativa adoptada a nivel de la Unión Europea a través del Decreto Legislativo n.º 136/2016, han establecido un sistema estructurado de controles y comunicaciones destinado a garantizar la protección de los trabajadores desplazados y una competencia leal entre las empresas. En este contexto, la correcta gestión de las declaraciones previas de desplazamiento, de la documentación y de las posibles modificaciones del desplazamiento se convierte en un elemento esencial para operar conforme a la ley.

El primer paso imprescindible para cualquier empleador extranjero que tenga la intención de desplazar personal a Italia consiste en el registro de la empresa en el portal oficial integrado en la plataforma Cliclavoro del Ministerio de Trabajo. Este procedimiento inicial permite a la empresa extranjera acreditarse ante las autoridades italianas, proporcionando sus datos identificativos y los de su representante legal. Sin este registro previo, no es posible realizar las comunicaciones posteriores ni iniciar legítimamente la actividad laboral en territorio italiano. En la práctica, se trata de la base administrativa sobre la que se sustenta todo el sistema de control del desplazamiento.

Una vez completado el registro, el empleador está obligado a notificar cada desplazamiento individual mediante la denominada Notificación de Desplazamiento. Esta comunicación debe enviarse antes de la medianoche del día anterior al inicio de la actividad laboral en Italia e incluye información detallada sobre la empresa, los trabajadores desplazados, la duración y el lugar de la prestación, así como la naturaleza de las funciones desempeñadas. La notificación no constituye un trámite estático: en caso de que se produzcan modificaciones relevantes —como una prórroga del período de desplazamiento o un cambio del lugar de trabajo—, la empresa está obligada a informar puntualmente a las autoridades competentes, generalmente dentro de los cinco días siguientes al acontecimiento. La correcta gestión de estas comunicaciones resulta fundamental para demostrar la transparencia de la operación y prevenir posibles objeciones durante eventuales inspecciones.

Junto a las obligaciones de notificación, la gestión de la documentación desempeña un papel central. Las empresas deben garantizar que, durante toda la duración del desplazamiento y también durante un período posterior a su finalización, los principales documentos relativos a la relación laboral estén disponibles en Italia. Los contratos de trabajo, las nóminas, los registros de jornada laboral, los comprobantes de pago y los certificados A1 en materia de seguridad social deben poder presentarse a solicitud de las autoridades de control. Un aspecto que a menudo se subestima es el relativo al idioma: la documentación debe estar accesible en italiano para que pueda ser verificada sin dificultad por los organismos de inspección. Esta obligación documental no es meramente formal, sino que constituye una garantía concreta del respeto de las condiciones de trabajo previstas por la normativa italiana.

El cumplimiento del derecho laboral italiano constituye otro pilar fundamental del desplazamiento regular. Los trabajadores desplazados tienen derecho a condiciones mínimas equivalentes a las previstas para los trabajadores locales, especialmente en lo que respecta a la remuneración, la jornada laboral, los períodos de descanso, las vacaciones retribuidas y la protección de la salud y la seguridad. El principio de igualdad de trato obliga al empleador a adaptar la organización del trabajo a los estándares italianos, evitando prácticas que puedan interpretarse como dumping social. En este marco, la correcta gestión de los aspectos de seguridad social y la validez de los certificados A1 adquieren asimismo una importancia estratégica, especialmente en caso de controles cruzados entre Estados miembros.

Otro elemento clave es la designación de personas de contacto en territorio italiano. Las autoridades exigen que la empresa extranjera designe a una persona de referencia en Italia, encargada de recibir las comunicaciones oficiales y de colaborar en caso de inspecciones. Esta figura debe facilitar el diálogo con los organismos competentes y permitir una respuesta rápida a las solicitudes de aclaración o de integración documental.

El incumplimiento de estas obligaciones puede dar lugar a consecuencias significativas. Las sanciones administrativas previstas por el ordenamiento jurídico italiano pueden ser especialmente gravosas, sobre todo en caso de omisión de las notificaciones o de ausencia de la documentación exigida. En situaciones más graves, las autoridades pueden llegar a cuestionar la legitimidad del desplazamiento, con el consiguiente riesgo de suspensión de la actividad o de futuras limitaciones a la prestación de servicios en Italia. También desde el punto de vista reputacional, las eventuales acusaciones de vulneración de los derechos de los trabajadores pueden tener un impacto negativo duradero sobre la empresa.

Por este motivo, el desplazamiento de trabajadores a Italia debe abordarse como un proceso estructurado y consciente, que va más allá del mero cumplimiento burocrático. Una planificación adecuada, el respeto riguroso de las obligaciones de comunicación y una gestión estricta de la documentación no solo permiten evitar sanciones, sino que también facilitan operar en un entorno de seguridad jurídica. En algunos casos —especialmente en desplazamientos de larga duración o que involucren perfiles profesionales específicos— resulta oportuno evaluar asimismo los aspectos relacionados con la posible necesidad de obtener un visado para Italia, cuando así lo exija la normativa en materia de inmigración, integrando de este modo todos los perfiles legales relevantes. Solo a través de un enfoque completo y coherente es posible garantizar un desplazamiento conforme a la normativa y sostenible a lo largo del tiempo.

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El contenido de este artículo tiene como finalidad ofrecer indicaciones generales sobre el tema. Para dudas o casos específicos, se recomienda solicitar asesoría especializada en función de tu situación particular.

Artículo escrito por Alessia Ajelli, Managing Associate de LCA Studio Legale, abogada especializada en derecho migratorio y ciudadanía italiana, y Paolo Grassi, Trainee de LCA Studio Legale.