EOR – Employment of Record: ¿funcionan en Italia?

La idea en la que se basa el Employment of Record es sencilla: una empresa quiere contratar a una persona en un país en el que todavía no dispone de una estructura propia y confía a una entidad local la gestión formal de la relación laboral. De este modo, el EOR se convierte en el empleador contractual, mientras que la empresa cliente continúa ocupándose de la actividad profesional del trabajador.

Este modelo puede resultar especialmente atractivo para las empresas internacionales que desean entrar rápidamente en un nuevo mercado. Sin embargo, cuando el país de destino es Italia, la aparente sencillez de la operación puede dar lugar a una serie de cuestiones jurídicas.

La cuestión central no es, en realidad, determinar si una sociedad extranjera puede utilizar un servicio EOR. Lo que debe analizarse es cómo se organiza concretamente la relación laboral y si la estructura adoptada es compatible con las normas italianas en materia laboral y de inmigración.

El problema surge de la distinción entre el empleador y la empresa usuaria

En una relación laboral subordinada ordinaria, el sujeto que contrata al empleado es también, por regla general, quien organiza y dirige su actividad.

El Employment of Record introduce, en cambio, a un tercer sujeto. El EOR contrata formalmente al trabajador y gestiona los aspectos administrativos de la relación, mientras que la empresa cliente normalmente determina sus funciones, coordina el trabajo cotidiano y utiliza efectivamente sus servicios profesionales.

Es precisamente esta separación la que hace necesario examinar la estructura a la luz de la normativa italiana.

En efecto, el ordenamiento jurídico italiano contempla una figura en la que el empleador y el sujeto para el que el trabajador presta efectivamente su actividad no coinciden: la somministrazione di lavoro. Se trata, sin embargo, de una institución jurídica específicamente regulada. El Ministerio de Trabajo describe la somministrazione di lavoro como una relación en la que intervienen una agencia autorizada, la empresa usuaria y el trabajador puesto a disposición.

De ello se deriva una consecuencia importante para las empresas que estén evaluando un EOR: no basta con atribuir al servicio un nombre diferente ni con calificar contractualmente la relación como un simple outsourcing. Lo que cuenta, sobre todo, es cómo funciona la relación en la realidad.

Un EOR no equivale automáticamente a una agencia de somministrazione

Este es probablemente el aspecto más importante que debe tenerse en cuenta.

En Italia, la actividad de somministrazione di lavoro está reservada a operadores autorizados e inscritos en el Albo nazionale delle Agenzie per il lavoro (Registro Nacional de Agencias de Empleo). El Ministerio confirma que la inscripción en dicho Registro constituye el requisito previo para operar legalmente en este sector y distingue, entre otras, las agencias autorizadas para la somministrazione de aquellas que realizan actividades de intermediación o de búsqueda y selección.

Por este motivo, un servicio EOR internacional no debería evaluarse simplemente en función de su capacidad para gestionar nóminas, celebrar contratos de trabajo o administrar las obligaciones fiscales y de seguridad social.

La pregunta decisiva es otra: ¿el proveedor está prestando realmente un servicio administrativo o está poniendo un trabajador a disposición de la empresa cliente?

En este último caso, la estructura podría quedar comprendida en el ámbito de la normativa sobre somministrazione di lavoro y, por tanto, requerir la intervención de un sujeto autorizado conforme a la legislación italiana.

Cuándo entra en juego la inmigración

La cuestión se vuelve todavía más delicada cuando el trabajador aún no se encuentra en Italia.

Una empresa puede estar interesada en un EOR precisamente porque quiere evitar, al menos en la fase inicial, constituir una sociedad italiana. Sin embargo, si el trabajador es ciudadano de un país que no pertenece a la Unión Europea, la gestión de la relación laboral debe coordinarse con el procedimiento necesario para permitirle trabajar legalmente en Italia.

En este punto, el contrato con el EOR no puede considerarse de forma aislada. Es necesario comprobar qué sujeto contrata al trabajador, qué actividad se desarrolla, dónde se desarrolla y qué función ejerce realmente la empresa extranjera.

En otras palabras, el hecho de que un EOR esté dispuesto a celebrar un contrato de trabajo italiano no significa, por sí mismo, que dicha estructura constituya automáticamente una base adecuada para la entrada del trabajador extranjero en Italia.

El procedimiento de inmigración debe apoyarse en una situación laboral real y jurídicamente coherente. Por ello, antes de utilizar un EOR como solución para trasladar personal a Italia, es conveniente verificar simultáneamente tanto el aspecto laboral como el migratorio.

La pregunta correcta no es «¿quién paga el salario?»

Al evaluar un proyecto EOR, centrarse exclusivamente en la gestión de la nómina puede conducir a una visión incompleta.

Es mucho más útil reconstruir la relación a partir de su funcionamiento concreto. ¿Quién asigna las tareas al empleado? ¿Quién establece las prioridades y los objetivos? ¿Quién controla el trabajo? ¿Para qué empresa se realizan los servicios? ¿En qué sede o territorio se desarrolla la actividad?

Las respuestas a estas preguntas ayudan a determinar la verdadera naturaleza de la relación.

Este enfoque es especialmente importante porque la normativa italiana no considera la somministrazione di lavoro como una simple externalización administrativa. El sistema establece una regulación específica y un régimen de autorización para los operadores que desarrollan esta actividad.

En consecuencia, el uso de un EOR exige una evaluación concreta de la estructura elegida, y no una mera comprobación del contrato comercial suscrito entre las sociedades.

EOR e Italia: una solución posible, pero no “plug and play”

El Employment of Record no debería considerarse en Italia como un instrumento automáticamente intercambiable con el empleador local.

El modelo puede desempeñar una función en el marco de la organización internacional del personal, pero su aplicación debe verificarse en relación con la estructura concreta de la relación laboral. En particular, cuando el trabajador es puesto de manera estable a disposición de otra empresa, entran en juego las normas italianas sobre somministrazione di lavoro y, en consecuencia, los requisitos aplicables a los operadores autorizados.

La cuestión adquiere aún mayor importancia cuando el trabajador debe entrar en Italia desde el extranjero. En ese caso, además de la conformidad de la relación laboral, es necesario identificar correctamente la vía migratoria aplicable.

Para una empresa extranjera, por tanto, la estrategia más prudente consiste en considerar el EOR no como un atajo, sino como una de las posibles formas de organizar el personal. En algunos casos podrá ser compatible con el proyecto; en otros, será más apropiado recurrir a una agencia autorizada, contratar a través de una entidad italiana o estructurar la operación mediante una auténtica relación de servicios o un traslado intraempresarial.

La elección dependerá, sobre todo, de la naturaleza de la actividad, del papel de la empresa italiana o extranjera involucrada, de la situación del trabajador y de la duración prevista de su presencia en Italia.

En definitiva, un EOR puede funcionar en Italia únicamente cuando la estructura concreta de la relación laboral es compatible con el marco normativo italiano. Por ello, antes de proceder, es fundamental analizar no solo el contrato con el proveedor EOR, sino todo el modelo operativo y, en el caso de trabajadores extranjeros, también las implicaciones relacionadas con su entrada y residencia en Italia.

La misma lógica se aplica a quien, después de un período de trabajo y residencia en el país, pretenda posteriormente valorar una vía diferente, eventualmente relacionada con la ciudadanía italiana: la correcta configuración de la relación laboral y de la situación migratoria del trabajador sigue siendo un elemento esencial a lo largo de todo el proceso.

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El contenido de este artículo tiene como finalidad ofrecer indicaciones generales sobre el tema. Para dudas o casos específicos, se recomienda solicitar asesoría especializada en función de tu situación particular.

Artículo escrito por Alessia Ajelli, Managing Associate de LCA Studio Legale, abogada especializada en derecho migratorio y ciudadanía italiana.