EOR – Employment of Record: funzionano in Italia?

L'idea alla base dell'Employment of Record è semplice: un'azienda vuole assumere una persona in un Paese nel quale non dispone ancora di una propria struttura e affida a un soggetto locale la gestione formale del rapporto di lavoro. L'EOR diventa così il datore di lavoro contrattuale, mentre l'impresa cliente continua a occuparsi dell'attività professionale del lavoratore.

È un modello che può risultare particolarmente interessante per le imprese internazionali che vogliono entrare rapidamente in un nuovo mercato. Ma quando il Paese di destinazione è l'Italia, la semplicità apparente dell'operazione può lasciare spazio a una serie di questioni giuridiche.

Il punto centrale non è, infatti, stabilire se una società straniera possa utilizzare un servizio EOR. Occorre piuttosto capire come viene organizzato concretamente il rapporto di lavoro e se la struttura adottata è compatibile con le regole italiane in materia di lavoro e immigrazione.

Il problema nasce dalla distinzione tra datore di lavoro e azienda utilizzatrice

In un normale rapporto di lavoro subordinato, il soggetto che assume il dipendente è anche, in linea generale, quello che organizza e dirige la sua attività.

L'Employment of Record introduce invece un terzo soggetto. L'EOR assume formalmente il lavoratore e ne gestisce gli aspetti amministrativi, mentre l'impresa cliente determina normalmente le mansioni, coordina il lavoro quotidiano e utilizza concretamente le prestazioni professionali.

È proprio questa separazione a rendere necessario un esame della struttura alla luce della normativa italiana.

Il nostro ordinamento conosce infatti una figura nella quale il datore di lavoro e il soggetto presso cui il lavoratore presta la propria attività non coincidono: la somministrazione di lavoro. Si tratta, però, di un istituto specificamente regolamentato. Il Ministero del Lavoro descrive la somministrazione come un rapporto che coinvolge un'agenzia autorizzata, l'impresa utilizzatrice e il lavoratore somministrato.

Ne deriva una conseguenza importante per le imprese che valutano un EOR: non è sufficiente attribuire al servizio un nome diverso o qualificare contrattualmente il rapporto come semplice outsourcing. Conta soprattutto come il rapporto funziona nella realtà.

Un EOR non è automaticamente equivalente a un'agenzia di somministrazione

Questo è probabilmente l'aspetto più importante da considerare.

In Italia, l'attività di somministrazione è riservata a operatori autorizzati e iscritti all'Albo nazionale delle Agenzie per il lavoro. Il Ministero conferma che l'iscrizione all'Albo costituisce il presupposto per operare legittimamente nel settore e distingue, tra le altre, le agenzie autorizzate alla somministrazione da quelle che svolgono attività di intermediazione o ricerca e selezione.

Per questo motivo, un servizio EOR internazionale non dovrebbe essere valutato semplicemente sulla base della propria capacità di elaborare buste paga, stipulare contratti o gestire gli adempimenti fiscali e previdenziali.

La domanda decisiva è un'altra: il provider sta realmente fornendo un servizio amministrativo oppure sta mettendo un lavoratore a disposizione dell'azienda cliente?

Nel secondo caso, la struttura potrebbe entrare nell'ambito della disciplina della somministrazione e richiedere quindi il coinvolgimento di un soggetto autorizzato secondo la normativa italiana.

Quando entra in gioco l'immigrazione

La questione diventa ancora più delicata quando il lavoratore non si trova ancora in Italia.

Un'azienda può essere interessata all'EOR proprio perché vuole evitare, almeno nella fase iniziale, la costituzione di una società italiana. Se però il lavoratore è cittadino di un Paese non appartenente all'Unione europea, la gestione del rapporto di lavoro deve essere coordinata con la procedura necessaria per consentirgli di lavorare legalmente in Italia.

A questo punto il contratto con l'EOR non può essere considerato isolatamente. Bisogna verificare quale soggetto assume il lavoratore, quale attività viene svolta, dove viene svolta e quale ruolo esercita effettivamente l'impresa straniera.

In altre parole, il fatto che un EOR sia disposto a firmare un contratto di lavoro italiano non significa, di per sé, che quella struttura costituisca automaticamente una base idonea per l'ingresso del lavoratore straniero.

Il procedimento di immigrazione deve poggiare su una situazione lavorativa reale e giuridicamente coerente. Per questo, prima di utilizzare un EOR come soluzione per il trasferimento di personale in Italia, è opportuno verificare contemporaneamente il profilo lavoristico e quello migratorio.

La domanda giusta non è "chi paga lo stipendio?"

Nel valutare un progetto EOR, concentrarsi esclusivamente sulla gestione della payroll può portare a una visione incompleta.

È molto più utile ricostruire il rapporto attraverso la sua operatività concreta. Chi assegna le attività al dipendente? Chi stabilisce priorità e obiettivi? Chi controlla il lavoro? Per quale impresa vengono realizzate le prestazioni? In quale sede o territorio viene svolta l'attività?

Le risposte a queste domande aiutano a capire la natura effettiva del rapporto.

Questo approccio è particolarmente importante perché la normativa italiana non tratta la somministrazione come una semplice esternalizzazione amministrativa. Il sistema prevede infatti una specifica disciplina e un sistema di autorizzazione degli operatori che svolgono tale attività.

Di conseguenza, l'utilizzo di un EOR richiede una valutazione concreta della struttura scelta, anziché una semplice verifica del contratto commerciale sottoscritto tra le società.

EOR e Italia: una soluzione possibile, ma non "plug and play"

L'Employment of Record non dovrebbe essere considerato in Italia come uno strumento automaticamente intercambiabile con il datore di lavoro locale.

Il modello può avere una funzione nell'ambito dell'organizzazione internazionale del personale, ma la sua applicazione deve essere verificata in relazione alla struttura concreta del rapporto. In particolare, quando il lavoratore viene messo stabilmente a disposizione di un'altra impresa, entrano in gioco le regole italiane sulla somministrazione e, di conseguenza, i requisiti relativi agli operatori autorizzati.

La questione assume un'importanza ancora maggiore quando il lavoratore deve entrare dall'estero. In quel caso, alla conformità del rapporto di lavoro si aggiunge la necessità di individuare correttamente il percorso migratorio applicabile.

Per un'impresa straniera, dunque, la strategia più prudente consiste nel valutare l'EOR non come una scorciatoia, ma come una delle possibili modalità di organizzazione del personale. In alcuni casi potrà essere compatibile con il progetto; in altri sarà più appropriato ricorrere a un'agenzia autorizzata, assumere attraverso un'entità italiana o strutturare l'operazione mediante un autentico rapporto di servizi o un trasferimento intra-societario.

La scelta dipenderà soprattutto dalla natura dell'attività, dal ruolo dell'impresa italiana o straniera coinvolta, dalla posizione del lavoratore e dalla durata prevista della sua presenza in Italia.

In definitiva, un EOR può funzionare in Italia solo quando la struttura concreta del rapporto è compatibile con il quadro normativo italiano. Per questo, prima di procedere, è fondamentale analizzare non soltanto il contratto con il provider EOR, ma l'intero modello operativo e, per i lavoratori stranieri, anche le implicazioni legate all'ingresso e al soggiorno in Italia.

La stessa logica vale per chi, dopo un periodo di lavoro e soggiorno nel Paese, intenda successivamente valutare un percorso diverso, eventualmente collegato alla cittadinanza italiana: l'inquadramento corretto del rapporto di lavoro e della posizione migratoria rimane un elemento essenziale lungo tutto il percorso.

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Il contenuto di questo articolo ha lo scopo di fornire indicazioni generali sull’argomento. Per dubbi o casi particolari è opportuno chiedere una consulenza specializzata in base alla vostra situazione specifica.

Articolo scritto da Alessia Ajelli, Managing Associate di LCA Studio Legale, avvocato specializzato in diritto dell'immigrazione e cittadinanza italiana.