La legalización de documentos: ¿qué es y para qué sirve?

La legalización de documentos es un procedimiento que se cita a menudo en el contexto de los procedimientos de inmigración tanto en referencia a documentos relativos a personas como a empresas: veamos juntos cómo funciona.

Qué es y para qué se utiliza

La legalización de un documento es un proceso que permite certificar la calidad del funcionario (funcionario público o notario, generalmente) que firmó documentos como copias, escrituras o extractos.

Es necesaria una legalización para poder utilizar el documento en el extranjero: de hecho, para que un documento elaborado en Italia pueda utilizarse en el extranjero, debe estar legalizado. Esto significa que en relación a un documento italiano,  Italia declara, al legalizar el documento, que la firma de quien lo firmó "es precisamente la de quien podría firmarlo".

Es importante señalar que la legalización no certifica la autenticidad o veracidad de la información contenida en el documento sino sólo de la firma puesta en él.

¿Qué documentos y cómo?

Los documentos que se pueden legalizar son varios, por ejemplo: certificados de nacimiento y defunción, certificados de matrimonio, certificados de antecedentes penales, etc., pero también permisos de conducción, contratos, etc.

En Italia, entonces, dependiendo del país de destino, el documento se puede legalizar de forma diferente, alternativamente con (i) legalización consular; (ii) vía Apostilla, (iii) mediante otra legalización vinculada a un acuerdo especial entre Italia y el país de destino.

Legalización en Italia

En Italia el Ministerio de Relaciones Exteriores es responsable del proceso de legalización de documentos. Dependiendo de qué oficina emitió un determinado documento, este delega las funciones a la Fiscalía de los Tribunales o de las Prefecturas en el proceso de legalización.

Las Fiscalías son responsables de la legalización de los documentos firmados por Notarios, funcionarios de la Cancillería y funcionarios Públicos, mientras que las Prefecturas son responsables de la legalización de los documentos firmados por otras Autoridades italianas, como los funcionarios del Registro Civil. Si es necesaria la legalización consular, luego de la legalización anterior, los documentos deberán presentarse en la Embajada/Consulado del país de destino para recibir la legalización por parte de la autoridad consular extranjera competente.

En el caso de una legalización prevista sobre la base de acuerdos especiales entre Italia y el país extranjero de destino, es necesario verificar específicamente lo que exige el acuerdo vigente entre los dos países para que el documento en cuestión sea válido en el país. país de destino (por ejemplo: certificado multilingüe).

La Apostilla

La Apostilla, en cambio, puede aplicarse en lugar de la legalización ministerial, a todos los documentos que deban ser utilizados en un país de destino signatario del Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961.

Este Convenio tiene como objetivo simplificar el uso de documentos públicos entre los países firmantes simplificando enormemente el proceso de legalización, ya que el documento apostillado puede utilizarse tal cual (excepto, obviamente, la traducción, certificada, cuando sea necesaria) sin necesidad de pasar posteriormente por la representación diplomática/consular del país de destino en el país donde se utilizará el documento.

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El contenido de este artículo pretende proporcionar una guía general sobre el tema. Debe buscar asesoramiento especializado sobre su situación específica.