Legalizzazione di documenti: cos'è e a che cosa serve?

La legalizzazione di documenti è una procedura che viene spesso citata nell'ambito delle procedure di immigrazione sia in riferimento a documenti relativi a privati che ad aziende: vediamo insieme come funziona.

Cos'è e a che cosa serve

La legalizzazione di un documento è un processo che permette di certificare la qualità del funzionario (generalmente pubblico ufficiale o notaio) che ha firmato documenti quali copie, atti o estratti.

La legalizzazione è necessaria per poter utilizzare il documento all'estero: infatti, affinché un documento preparato in Italia possa essere utilizzato all'estero, è necessario che sia legalizzato. Ciò significa che nel caso di documenti italiani, l'Italia dichiara, all'atto della legalizzazione del documento, che la firma di chi lo ha firmato “è proprio quella di chi ha il potere di firmarlo”.

È importante notare che la legalizzazione non certifica l'autenticità o la veridicità delle informazioni contenute nel documento ma solo della firma apposta su di esso.

Quali documenti e come?

I documenti che possono essere legalizzati sono vari, ad esempio: atti di nascita e di morte, atti di matrimonio, certificati del casellario giudiziale, ecc., ma anche patenti di guida, contratti, ecc.

In Italia, poi, a seconda del Paese di destinazione, il documento può essere legalizzato diversamente, in alternativa con (i) legalizzazione consolare; (ii) tramite Apostille, (iii) mediante altra legalizzazione prevista da una apposita convenzione tra l'Italia e il Paese di destinazione.

Legalizzazione in Italia

In Italia il Ministero degli Affari Esteri è responsabile del processo di legalizzazione dei documenti. A seconda dell’autorità/ufficio che ha emesso un determinato documento, il Ministero delega le funzioni di legalizzazione alle Procure presso i Tribunali o alle Prefetture.

Le Procure sono competenti per la legalizzazione degli atti firmati da notai, funzionari di cancelleria e pubblici ufficiali, mentre le Prefetture sono competenti per la legalizzazione degli atti firmati da altre autorità italiane, come gli ufficiali dell'anagrafe. Se è necessaria la legalizzazione consolare, dopo la precedente legalizzazione, i documenti dovranno essere presentati all'Ambasciata/Consolato del Paese di destinazione per ricevere la legalizzazione da parte della competente autorità consolare estera.

Nel caso di legalizzazione prevista sulla base di apposite convenzioni tra l'Italia e il Paese estero di destinazione, è necessario verificare nello specifico cosa prevede l'accordo vigente tra i due Paesi affinché il documento in questione sia valido nel Paese. paese di destinazione (ad esempio: certificato multilingue).

L'Apostille

L'Apostille, invece, può essere utilizzata in sostituzione della legalizzazione ministeriale in relazione a tutti i documenti che devono essere utilizzati in un Paese di destinazione firmatario della Convenzione dell'Aia del 5 ottobre 1961.

Questa convenzione mira a semplificare l'uso dei documenti pubblici tra i Paesi semplificando notevolmente l'iter di legalizzazione, poiché il documento apostillato può essere utilizzato così com'è (tranne, ovviamente, la traduzione autenticata, quando necessaria) senza la necessità di passare successivamente attraverso la rappresentanza diplomatico/consolare del Paese di destinazione il documento verrà utilizzato.

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Il contenuto di questo articolo ha lo scopo di fornire una guida generale sull’argomento. Dovresti chiedere una consulenza specialistica riguardo alla tua situazione specifica.