La gestión de las obligaciones administrativas relacionadas con el desplazamiento de trabajadores dentro de la Unión Europea avanza hacia una transformación digital significativa. Hace poco más de dos meses, a finales de junio de 2026, el Consejo de la UE y el Parlamento Europeo alcanzaron un acuerdo provisional sobre la creación de un sistema digital destinado a simplificar y uniformizar la presentación de las declaraciones previas de desplazamiento.
La iniciativa se enmarca en el proceso más amplio de digitalización de los trámites administrativos europeos y pretende intervenir en uno de los aspectos que pueden resultar más gravosos para las empresas que operan más allá de las fronteras nacionales. Al mismo tiempo, el nuevo instrumento está concebido para facilitar a las autoridades competentes las labores de comprobación y control del cumplimiento de las disposiciones aplicables a los trabajadores desplazados.
Una única solución digital para las declaraciones de desplazamiento
La propuesta europea pretende superar las diferencias existentes entre las modalidades nacionales de presentación de las declaraciones previas de desplazamiento mediante un sistema digital basado en un modelo normalizado.
El objetivo es permitir a las empresas transmitir la información requerida mediante un procedimiento electrónico más sencillo, reduciendo la necesidad de gestionar diferentes herramientas y obligaciones administrativas en los distintos Estados miembros.
La digitalización también debería producir efectos en materia de control. La disponibilidad de la información en formato electrónico podrá facilitar a las autoridades nacionales la identificación y verificación de las situaciones de desplazamiento, contribuyendo a una aplicación más eficaz de las normas europeas.
¿Qué consecuencias tendrá para las empresas?
Para las empresas que desplazan trabajadores a otros países de la UE, la principal novedad se refiere a la perspectiva de una gestión menos compleja de las formalidades administrativas.
En particular, el sistema está concebido para:
simplificar la presentación de las declaraciones previas de desplazamiento;
reducir las cargas burocráticas a cargo de los empleadores;
contener los costes asociados a la gestión de las obligaciones administrativas;
hacer más homogénea la información exigida por las administraciones nacionales.
No obstante, la normalización digital no elimina la necesidad de que las empresas verifiquen las obligaciones previstas en el Estado al que el trabajador es desplazado temporalmente. La correcta gestión del desplazamiento seguirá requiriendo, por tanto, prestar especial atención a la normativa aplicable y a los procedimientos establecidos por las respectivas autoridades competentes.
Un sistema que también refuerza los controles
La simplificación para las empresas constituye únicamente uno de los objetivos de la iniciativa europea. El sistema digital debería proporcionar asimismo a las autoridades nacionales una herramienta más eficaz para supervisar el cumplimiento de la normativa sobre el desplazamiento transnacional de trabajadores.
Una mayor disponibilidad y accesibilidad de la información podrá facilitar las comprobaciones relativas a las condiciones de trabajo y a las obligaciones que recaen sobre las empresas afectadas.
En este sentido, la digitalización también está vinculada a la protección de los trabajadores: unos procedimientos administrativos más estructurados y unos controles más eficientes pueden contribuir a garantizar una aplicación más efectiva de las normas que regulan el desplazamiento de trabajadores dentro de la Unión.
La adhesión de los Estados miembros no será automática
Un elemento importante del acuerdo se refiere a la participación de los Estados miembros. El uso de la plataforma común será, en efecto, voluntario: cada país podrá decidir si adopta el sistema europeo para la gestión de las declaraciones previas de desplazamiento.
Los Estados que se adhieran podrán asimismo solicitar determinadas adaptaciones del modelo normalizado con el fin de tener en cuenta necesidades nacionales específicas.
Este planteamiento deja, por tanto, a los Estados cierto margen de flexibilidad en la aplicación del nuevo instrumento, manteniendo al mismo tiempo el objetivo de lograr una mayor uniformidad de los procedimientos a escala europea.
¿Cuándo entrará en vigor el nuevo sistema?
El acuerdo alcanzado el 23 de junio de 2026 representa un paso importante, pero todavía no equivale a la entrada en funcionamiento de la plataforma.
El acuerdo entre el Consejo y el Parlamento tiene carácter provisional y deberá ir seguido de la aprobación y adopción formal del acto legislativo por parte de ambas instituciones europeas.
En consecuencia, el nuevo sistema todavía no está operativo. Serán necesarios los siguientes pasos institucionales antes de que la solución digital pueda ser utilizada efectivamente por los Estados miembros que decidan adherirse a ella.
Your Way to Italy: nuestra asistencia
¡Nuestro equipo está disponible para ofrecer apoyo y asesoría en materias de ciudadanía italiana y de derecho migratorio! ¡Contáctanos para reservar tu primera consulta con nosotros! #Yourwaytoitaly
El contenido de este artículo tiene como finalidad ofrecer indicaciones generales sobre el tema. Para dudas o casos específicos, se recomienda solicitar asesoría especializada en función de tu situación particular.
Artículo escrito por Alessia Ajelli, Managing Associate de LCA Studio Legale, abogada especializada en derecho migratorio y ciudadanía italiana, y Paolo Grassi, Trainee de LCA Studio Legale.
Artículo modificado el 25/09/2026
Visas de larga duración y permisos de residencia
Ciudadanía
Visas de corta duración
Tax, Legal & more
SOY UN INDIVIDUO
Visados y permisos de residencia
FAQ - Ciudadanía