Sistema di dichiarazione digitale per lavoratori distaccati: aggiornamenti dall’UE

La gestione degli adempimenti connessi al distacco dei lavoratori all’interno dell’Unione europea si avvia verso una significativa trasformazione digitale. Poco più di due mesi fa, alla fine del mese di giugno 2026, il Consiglio dell’UE e il Parlamento europeo hanno infatti raggiunto un accordo provvisorio sulla creazione di un sistema digitale destinato a rendere più semplice e uniforme la presentazione delle dichiarazioni preventive di distacco.

L’iniziativa si inserisce nel più ampio processo di digitalizzazione degli adempimenti amministrativi europei e mira a intervenire su uno degli aspetti che possono risultare più onerosi per le imprese che operano oltre i confini nazionali. Al tempo stesso, il nuovo strumento è concepito per agevolare le autorità competenti nelle attività di verifica e controllo del rispetto delle disposizioni applicabili ai lavoratori distaccati.

Un’unica soluzione digitale per le dichiarazioni di distacco

La proposta europea punta a superare le differenze esistenti tra le modalità nazionali di presentazione delle dichiarazioni preventive di distacco, attraverso un sistema digitale basato su un modello standard.

L’obiettivo è consentire alle imprese di trasmettere le informazioni richieste mediante una procedura elettronica più semplice, riducendo la necessità di gestire differenti strumenti e adempimenti amministrativi nei vari Stati membri.

La digitalizzazione dovrebbe produrre effetti anche sul versante dei controlli. La disponibilità delle informazioni in formato elettronico potrà infatti rendere più agevole per le autorità nazionali individuare e verificare le situazioni di distacco, contribuendo a una più efficace applicazione delle regole europee.

Quali conseguenze per le imprese

Per le aziende che distaccano lavoratori in altri Paesi dell’UE, la principale novità riguarda la prospettiva di una gestione meno complessa delle formalità amministrative.

Il sistema è stato pensato, in particolare, per:

• semplificare la trasmissione delle dichiarazioni preventive di distacco;

• diminuire gli oneri burocratici a carico dei datori di lavoro;

• contenere i costi legati alla gestione degli adempimenti;

• rendere più omogenee le informazioni richieste dalle amministrazioni nazionali.

La standardizzazione digitale non elimina, tuttavia, la necessità per le imprese di verificare gli obblighi previsti nello Stato in cui il lavoratore viene temporaneamente distaccato. La corretta gestione del distacco continuerà quindi a richiedere attenzione rispetto alle normative applicabili e alle procedure previste dalle singole autorità.

Un sistema che rafforza anche i controlli

La semplificazione per le imprese rappresenta solo uno degli obiettivi dell’intervento europeo. Il sistema digitale dovrebbe infatti fornire alle autorità nazionali uno strumento più funzionale per monitorare il rispetto della disciplina sul distacco transnazionale.

La maggiore disponibilità e accessibilità delle informazioni potrà facilitare le verifiche relative alle condizioni di lavoro e agli obblighi che gravano sulle imprese coinvolte.

In questo senso, la digitalizzazione viene collegata anche alla tutela dei lavoratori: procedure amministrative più strutturate e controlli più efficienti possono contribuire a garantire una migliore applicazione delle norme che disciplinano il distacco all’interno dell’Unione.

L’adesione degli Stati membri non sarà automatica

Un elemento importante dell’accordo riguarda la partecipazione degli Stati membri. L'utilizzo della piattaforma comune sarà infatti su base volontaria: ciascun Paese potrà decidere se adottare il sistema europeo per la gestione delle dichiarazioni preventive di distacco.

Gli Stati che aderiranno potranno inoltre richiedere determinati adattamenti al modello standard, così da tenere conto di specifiche esigenze nazionali.

Questa impostazione lascia quindi agli Stati una certa flessibilità nell’attuazione del nuovo strumento, pur mantenendo l’obiettivo di una maggiore uniformità delle procedure a livello europeo.

Quando entrerà in vigore il nuovo sistema?

L’accordo raggiunto il 23 giugno 2026 rappresenta un passaggio importante, ma non coincide ancora con l’entrata in funzione della piattaforma.

L’intesa tra Consiglio e Parlamento ha infatti natura provvisoria e dovrà essere seguita dall’approvazione e dall’adozione formale dell’atto legislativo da parte delle due istituzioni europee.

Di conseguenza, il nuovo sistema non è ancora operativo. Saranno necessari gli ulteriori passaggi istituzionali prima che la soluzione digitale possa essere concretamente utilizzata dagli Stati membri che decideranno di aderirvi.

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Il contenuto di questo articolo ha lo scopo di fornire indicazioni generali sull’argomento. Per dubbi o casi particolari è opportuno chiedere una consulenza specializzata in base alla vostra situazione specifica.

Articolo scritto da Alessia Ajelli, Managing Associate di LCA Studio Legale, avvocato specializzato in diritto dell'immigrazione e cittadinanza italiana, e Paolo Grassi, Trainee of LCA Studio Legale.